Вышла новая версия 1С:Документооборот редакция 3.0. Фирма 1С постаралась учесть все пожелания и замечания пользователей.
Обновленная версия программы «1С:Документооборот» включает следующий функционал:
Единый справочник «Документы», контроль наличия оригиналов
В работе с документами теперь используется единый справочник «Документы предприятия». «1С:Документооборот» автоматически отслеживает документы с истекающим сроком действия и оповещает об этом ответственных лиц.
Также добавлен контроль наличия оригиналов документов – для документов нужных видов можно поставить на контроль факт получения бумажного оригинала, ответственные за документ сотрудники будут получать уведомления об отсутствии оригиналов по настроенному расписанию.
В настройках «Видов документов» появилась возможность копирования настроек между видами документов. Добавлены предопределенные настройки в видах документов, такие как «Является договором», «Является заявкой на оплату» и т. д.
Для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Этот срок автоматически будет вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документов. Введена установка запрета на создание документов без привязки к проекту.
Новые функции рабочего стола
- Для удобства работы сотрудников разных ролей предусмотрены индивидуальные рабочие столы с заранее настроенным набором команд и оформлением для руководителей, рядовых сотрудников и администраторов, в том числе в разной цветовой палитре;
- Для руководителей доступен альтернативный вариант рабочего стола – «Рабочий стол руководителя по видам задач»;
- Для быстрого доступа к необходимым функциям задействован блок навигации с набором команд, которые отображаются в зависимости от роли пользователя;
- Предусмотрена персональная настройка реестров – в соответствии с потребностями и предпочтениями пользователя можно настроить команды для работы с документами определенного вида;
- Информационные блоки виджетов адаптируются под формат экрана и позволяют управлять задачами, письмами, календарем, мероприятиями и форумом
Реестры документов и мероприятий
Группировка документов по тематикам с учетом различных критериев позволяет задавать нумерацию и правила обработки документов в зависимости от группировок.
В версии 3.0 производится разделение документов по уровню важности: высокий, нормальный, низкий.
Поддержка совместителей
В новой версии 3.0 сделана поддержка совместителей – для каждого человека, работающего в программе, можно завести несколько «Сотрудников» в определенных подразделениях, на определенных должностях.
Развитие делегирования
Появилась настройка для работы заместителей и помощников в системе. Новые отметки в списке задач для помощников и заместителей, указание в истории выполнения задачи и маршруте документа.
Правила коммуникации, виды и ранги подразделений. Совместная работа
Добавлены «Вид подразделения» и «Ранги подразделений», которые позволяют указывать функциональную роль подразделения при настройке бизнес-маршрутов, повышая их вариативность. Ранги могут рассчитываться автоматически, «Особые ранги» можно присвоить вручную. Подразделения и проекты можно выбрать в качестве контейнера пользователей, включая/исключая нижестоящие подразделения или выбрав только руководителей.
Созданы «Правила коммуникаций» для указания доступности выбора исполнителей, подписантов и других ролей в зависимости от подразделений, их видов, ранга и подчиненности сотрудников. «Правила коммуникаций» ограничивают выбор адресатов документов и исполнителей действий с учетом ранга и подчиненности инициатора коммуникации и исполнителя.
В совместной работе стали возможными: настройка правил коммуникаций, которые позволяют настраивать гибкие ограничения для участников действий в зависимости от ранга и подчиненности сотрудников организации; назначение замещающих и помощников, а также возможность совместительства.
Карточка документа, просмотр связей документа
Добавлено управление размещением дополнительных реквизитов – можно поместить их в любое место карточки документа.
В «Карточке документа» реализованы проверка орфографии, сохранение и редактирование склонений названий. Появился улучшенный интерфейс просмотра связей документа, возможность указания нескольких документов «В ответ на» и «Делает недействующим».
Присвоение временных номеров
Сделана поддержка множественного подписания и выбора организации, от имени которой идет подписание.
Изменения в нумерации документов: появилось присвоение временных номеров – облегчает поиск нужного проекта документа среди незарегистрированных документов, а также повторное использование высвобожденных регистрационных номеров.
Архивное хранение
Расширены функции архивного хранения: привязка документов к определенным делам и томам, учет переходящих дел, формирование описи дел, обложки дела и листа-заверителя дела, уничтожение дел, а также упрощенный учет мест хранения оригиналов документов.
Добавлены: возможность ведения номенклатуры по трем типам структурирования: производственно-отраслевой, структурный и функциональный; раздельный учет и хранение электронных и бумажных документов, а также автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия.
Новый принцип «Обработки документа». «Умная» маршрутизация
В версии 3.0 используется новый принцип обработки документов и мероприятий с наглядной и гибкой настройкой (подробнее – в Главе 10. Обработка документов и бизнес-события). Вся информация по действиям над документом собрана в одном месте – на закладке «Обработка» в «Карточке документа».
Модуль «умная» маршрутизация пропускает действия без участников, позволяет: настроить алгоритмы перехода на подписание с различными результатами согласования, пропустить отключенные действия.
При необходимости настраивается «Вытеснение» участников согласования участниками подписания и утверждения. При указании одного из автоматически подставленных по настройкам маршрута согласующих подписантом он будет автоматически удален из списка согласующих и получит документ только на подписание.
В версии 3.0 используется единое место хранения схем, сценариев процессов и обработок объектов в справочниках, это обеспечивает удобный доступ к их просмотру и редактированию.
Стали возможными подписание исходящих документов несколькими сотрудниками с соблюдением условий заданной маршрутизации, а также выбор способов подписания документа: на бумаге, простая ЭП, усиленная ЭП. Кроме того, появилась возможность обработки резолюции руководителя автором документа либо его помощником, а также отправка на дополнительное ознакомление и повторение завершенных действий для новых участников и ознакомление с положительными результатами согласования в виде уведомлений.
Изменено «Согласование в режиме замечаний» – согласующие выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Добавлен «Протокол разногласий при согласовании».
Автоподстановки
В пользовательском режиме появилась возможность добавления или изменения автоподстановок для документов и процессов, что раньше требовало переопределения программного кода. Настройки автоподстановок производятся непосредственно в режиме 1С:Предприятия, без необходимости изменения кода конфигурации и установки расширений.
Работа с файлами: шаблоны имен, автозаполнение, предпросмотр
При работе с файлами появилась возможность прикрепления к документу нескольких файлов с возможностью деления их по ролям – к карточке документа можно присоединить рабочий вариант договора и отсканированную скан-копию оригинала. Установлен контроль версий согласованных файлов. Появились Шаблоны имен файлов – имена файлов, добавленных в программу со сканера или из шаблона документа, могут формироваться по заданной маске.
Поддерживается автоматическое заполнение данных при изменении реквизитов документов, Автозаполнение файлов документов при их создании или регистрации после подписания. Автозаполнение шаблонов файлов (в том числе Open Office) – программа автоматически заполняет файл реквизитами документа, к которому он прикрепляется. Автозаполнение поддерживается для файлов с расширениями: .doc, .docx, .dot, .dotx, .txt, .htm, .odt.
Встроенный редактор позволяет провести Предпросмотр файлов документов, включая отсканированные документы, не переходя в стороннее приложение. Поддерживаются все основные форматы документов (doc, odt, jpg, pdf и т. д.). Добавлен встроенный html-редактор файлов с активными ссылками и форматированием.
Работа с задачами
В работе с задачами в версии 3.0 настроен единый инструмент для учета задач – список «Задачи», который существует в нескольких формах: «Новые» (список не принятых к исполнению), «Поступили обновления» (по которым исполнены подзадачи, например), просроченные, с истекающим сроком. В списке «Задачи» отображается вся информация о задаче: состояние, сроки, исполнители, дата создания, присоединенные файлы, подзадачи, вопросы по задаче и пр.
Из списка «Задачи» можно: выполнить задачу, приложить отчет об исполнении, добавить картинку и комментарии, задать вопрос, перенаправить задачу, создать подзадачу и запись календаря, вывести сводку работ и другие отчеты, сгруппировать данные. Добавлено графическое отображение жизненного цикла задач, состояния задачи и истории обработки документа, автоматическое формирование схемы процесса по действиям с возможностью ее изменения.
Производится автоматическая отправка задач на исполнение по плану проекта в последовательности, заданной в этом плане. При отправке задач с помощью встроенной почты к письму автоматически прикладываются все файлы предметов задач.
Осуществляется контроль задач и действий исполнителей, включая приложение файла к отчету об исполнении задачи, а также отправку уведомления при невыполнении задачи в срок. При выполнении или перенаправлении задачи проводится проверка на наличие активных подзадач. Появилось предупреждение при постановке задач недействительным сотрудникам и сотрудникам без доступа к программе.
Стало возможным отключение контактных лиц контрагентов пометкой «Недействующий» вместо их удаления.
Управление проектами по контрольным точкам, разделенным по уровням контроля, с проведением еженедельной оценки вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки. Загрузка и выгрузка шаблонов контрольных точек в формате XML-файла.
Календарь, ведение учета о здоровье сотрудников, бронь помещений, чат-бот
Добавилась отметка «Отработано» для записей календаря, а также возможность оценить эффективность работы сотрудников по относительным показателям «Фонда рабочего времени» и настроить рассылку сводок. В версии 3.0 появилось ведение учета данных о самочувствии сотрудников.
Есть отправка мероприятий в обработку с гибкими настройками параметров, назначение кураторов и ответственных за подготовку помещений, карточки бронирования с описанием помещений.
Чат-бот используется не только для общения пользователей при работе в программе, но и участвует в поиске данных по информационной базе в целом.
Обновленная настройка прав пользователей, автозаполняемые рабочие группы
Обновленная настройка прав включает в себя автоматическое назначение прав всем пользователям, связанным каким-либо образом с определенным документом, мероприятием или проектом, что приводит к автоматическому расширению права доступа сотрудников к связанным документам.
Используется обработка для группового изменения прав доступа, позволяющая добавить и/или удалить элементы в таблицах прав доступа к документам, мероприятиям, проектам, не заходя в каждый из них отдельно.
Политик доступа в версии 3.0 нет. В настройке прав теперь используются автозаполняемые рабочие группы. В рабочих группах шаблонов документов можно задавать автоподстановки (теперь их можно делать в пользовательском режиме), роли, подразделения со способами включения (теперь можно указывать только руководителя или всех сотрудников подразделения, либо всех сотрудников этого и нижестоящих подразделений).
Разрешения на создание документов выдаются по видам документов и тематикам. Есть настройка используемых разрезов доступа по документам, группам контрагентов и физических лиц, мероприятиям, грифам доступа, организациям и подразделениям (подробнее – в Главе 20. Права доступа).
Внешний электронный документооборот, в том числе МЭДО
В функционале электронного документооборота появилась возможность обмениваться документами с контрагентами через систему Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Теперь: возможна визуализация любого вида электронной подписи при подписании и согласовании документа, то есть автоматическая вставка одной или нескольких отметок электронной подписи – выбор итогового формата файла со штампом ЭП (оригинальный или PDF/A); добавлен лист согласования со штампами любого вида ЭП с возможностями печати.
Кроме того, можно использовать облачную электронную подпись по технологии КриптоПро DSS; создавать документы «1С:Документооборота» по входящим документам автоматически и вручную с гибкой настройкой параметров; настраивать, отправлять и получать электронные документы средствами ЭДО, в т.ч. с использованием пакетной отправки.
Действует контроль создания карточек документов «1С:Документооборота» на основании входящих электронных документов. Также доработаны уведомления об ошибках и о предупреждениях при обмене ЭДО; контроль исполнения полученных электронных документов средствами администратора или ответственных сотрудников.
Работа с внешними онлайн-сервисами
В работе с контрагентами используется онлайн-сервисы «Проверка контрагентов», «1СПАРК Риски» и «1С:Контрагент», производится автоматическое заполнение реквизитов контрагентов данными из ЕГРЮЛ. Добавлены звонки и сообщения Skype, звонки на телефонные номера, просмотр адресов на Яндекс.Картах и Google Maps. Сервис «1С:Отчетность» дает возможность обмена письмами, требованиями и другими документами с контролирующими органами.
Мобильный клиент
Мобильный клиент «1С:Документооборот» версии 3.0 включает в себя:
- Push-уведомления о новой задаче, письме, событии, сообщении пользователя или чат-бота, входящем видеозвонке;
- Отображение задач, адресованных пользователю мобильного клиента в удобном, интуитивно понятном интерфейсе;
- Ввод документов при помощи мобильного сканера при использовании камеры смартфона, планшета или любого другого устройства, на которое установлен мобильный «1С:Документооборот»;
- Согласование в режиме замечаний непосредственно из мобильного клиента, запуск новых обработок документов;
- Использование адресной книги, которая позволяет производить поиск и отображает пользователей, роли, контрагентов и их контактные лица. Просмотр и добавление контрагентов, совершение звонка контактному лицу;
- Работу с системой взаимодействия через такие элементы, как обсуждения, видеозвонки, показ экрана устройства, чат-бот;
- Взаимодействие с учетной системой мест хранения;
- Контроль различных объектов системы с подключением хронометража, указанием трудозатрат, созданием записи календаря, переходом к предмету и т. п. Ведение журнала действий пользователей для их последующего анализа и контроля администратором;
- Просмотр календаря в виде планировщика. Возможен просмотр за день, неделю, месяц. Создание ежедневных отчетов, заполнение еженедельных отчетов по введенным ежедневным отчетам;
- Возможность открытия с мобильного устройства карточки мероприятия и просмотра его программы, презентации, состава участников и прочих материалов. Принятие приглашения, создание напоминания;
- Возможность добавить несколько конфигураций на одном устройстве или несколько учетных записей в одной конфигурации;
- Встроенную почту «1С:Документооборота», которая адаптирована к использованию в мобильном клиенте.
Технические нововведения для мобильного клиента – это:
- Использование мобильным клиентом последней версии платформы;
- Использование возможностей биометрической аутентификации (отпечаток пальца, Face ID);
- Работа с базами, опубликованными во Fresh;
- Использование клиентского и серверного сертификатов при работе через протокол https;
- Доменная аутентификация, она позволяет войти в приложение с помощью аутентификации средствами операционной системы;
- Возможность добавить несколько конфигураций на одном устройстве или несколько учетных записей в одной конфигурации.
Источник: https://its.1c.ru/db/pubdocflow300quest/content/7/hdoc