Потеря свободного доступа к данным бухгалтерского или складского учета – самый страшный кошмар, с которым может столкнуться бизнес. Хранение баз данных 1С в облаке – одно из наиболее простых решений, которое страхует от подобных неприятностей.
Периодическое копирование баз данных из программы 1C в облако – обязательная составляющая технического обслуживания компании. Это решение позволяет не бояться вредоносных программ, которые зашифровывают данные, или внепланового отключения электричества.
Причины заказать хранение баз данных
Каждое предприятие без исключения нуждается в настройке резервного копирования данных о движении товарных остатков, о финансовых проводках.
Есть множество угроз, которые способны вывести из строя базу программы 1C:
- вирусы-шифровальщики, скаченные персоналом;
- попытки сотрудника намеренно уничтожить базу данных перед увольнением или в случае конфликта с руководством;
- неполадки в работе фирменной техники (жестких дисков, компьютеров);
- внеплановые отключения электричества;
- некачественно настроенные обновления ПО;
- утраты, связанные со стихийными бедствиями (потеря ноутбука, пожар в офисе или его затопление).
Существенным риском также считается неподготовленный и неопытный персонал. В отделах бухгалтерии, на складах не каждый сотрудник владеет основами компьютерной грамотности. Аренда баз 1С – один из способов нивелировать риски их уничтожения или даже свести их к нулю.
Какие варианты хранения баз данных 1С существуют
Важнейшую для компании финансовую информацию можно хранить разными способами. Обычно технические специалисты выбирают следующие варианты.
- На компьютере или в корпоративной сети. Это ненадежный метод, особенно для малого бизнеса, у которого нет собственной серверной базы.
- На жестком носителе, куда данные копируются с определенной периодичностью (ежедневно или раз в неделю).
- В бесплатных сервисах. Минусом этого решения является небольшой объем, предоставляемый по подписке без оплаты, а также низкий уровень надежности и конфиденциальности.
- Регулярное резервное копирование в автоматическом режиме и хранение баз данных в архиве в «облаке».
- Работа с поставщиками услуг по тарифу «1С:ИТС»: в ряде компаний помимо информационно-технического сервиса обеспечивается также и аренда баз 1С. Недостатком этого решения является, как правило, высокая цена, при наличии технических сотрудников в штате такие переплаты нецелесообразны.
Наша услуга автоматизированного резервного копирования имеет большое преимущество перед иными методами хранения данных: на всех этапах участие человека не требуется. Копии создаются автоматически, помещаются в «облако», даже учет и контроль всех копий автоматизирован.
Стоимость услуги в 2022 году составляет 1200 рублей в месяц за 3 базы 1C.
Она полностью защищает от всех факторов, влияющих на сохранность данных, будь то недобросовестность работников или стихийные бедствия.
Как часто нужно создавать резервные копии при аренде баз 1С
Специалисты по внедрению программы 1C рекомендуют установить минимальный график для создания копий баз данных – несколько раз в неделю. Для огромных предприятий, где остатки по складу и проводки обновляются ежедневно, рекомендуется делать это еще чаще.
Хранение баз данных в арендованном облаке решает эту проблему, потому что автоматическое резервное копирование можно настроить с той частотой, которая кажется оптимальной.
Возлагать эту обязанность на персонал нужно с осторожностью. Стоит выбрать самого ответственного сотрудника. Проблема возникает, если самый надежный работник – это не тот, кому можно выдавать административные права в 1C. Они требуются для такой деятельности.
Выгоды от приобретения облачных хранилищ для баз 1C
Внедрение любого новшества в компании может вызывать сопротивление персонала. В этой ситуации стоит задуматься о выгодах от хранения баз данных 1С в «облачном архиве».
В любом бизнесе есть, минимум, два подразделения, особенно заинтересованные в сохранности доступа к базам: топ-менеджмент и отдел бухгалтерии.
Генеральный директор или сотрудник, исполняющий его обязанности, получает множество преимуществ от внедрения.
- Упрощение системы адаптации персонала. Новые сотрудники получают понятный, надежный и прозрачный инструмент управления товарными и денежными потоками. Им не нужно думать о том, чтобы в конце рабочего дня вручную делать резервную копию базы.
- Бесперебойный доступ, отказоустойчивость сервиса по аренде места под хранение информации.
- Оптимизация затрат на облуживание в сфере IT: аренда баз 1С, как правило, гораздо дешевле и выгоднее договора на информационно-техническое сопровождение 1C.
Бухгалтерам и их помощникам наличие облачного сервиса, куда автоматически копируются данные из базы 1C, тоже выгодно. Преимуществ у решения немало:
- упрощение сдачи отчетности и составления ее через интернет, что позволяет нанимать бухгалтера на удаленную работу;
- актуальные данные в базе, регулярное и быстро обновление, доступное и персоналу на аутсорсинге, и сотрудникам в командировке;
- упрощенное восстановление баз при возникновении критических ошибок.
В экономике после пандемии развивается тренд на дистанционную работу персонала. В этой ситуации трудно назвать хотя бы одно подразделение бизнеса, которому было бы невыгодно внедрять хранение баз данных в облаке.
Отделу персонала проще организовывать работу команды, управляя доступами к базам в ситуации отпусков, замещения сотрудников. А технический отдел сможет оснащать компьютеры новых сотрудников свежей копией базы в любое время.
Особенности хранения баз данных 1С в облачных сервисах
Доступ к базе 1C, расположенной в «облаке», имеет свою специфику. Слишком частое обновление резервных копий может замедлять работу программы, важно подобрать оптимальный график копирования, который не создаст помех в работе персонала.
Компаниям с большим количеством филиалов необходимо будет учесть, какой часовой пояс выставлен на компьютерах пользователей. Это важно для построения системы учета копий.
После выгрузки баз в облако необходимо проверить корректность их работы и отображения на компьютерах пользователей.
Если на предприятии некому обеспечить корректную конфигурацию облачного хранения баз данных, можно получить консультации по базовым настройкам у провайдера.
Зачем подключать облачное хранение
Актуальность аренды баз 1С несомненна, особенно для предпринимателей, которым уже приходилось восстанавливать информацию, организовывать работу удаленной команды.
Если резюмировать все сказанное выше, то у бизнеса есть несколько резонов для покупки такой услуги.
- Бесперебойный доступ к конфиденциальной информации. Потеря важной документации исключена, сервера, где хранятся базы, существенно лучше защищены от потерь и технических неисправностей, чем компьютеры компании.
- Удаленная работа с базами. Любой сотрудник сможет восстановить или актуализировать информацию о товарных остатках, поступлении финансов. Руководство фирмы имеет возможность менять список пользователей, которые получают доступ к облаку.
- Простота внедрения. Наладить хранение резервных копий на собственных серверах или носителях не так просто. В ситуации с арендой баз 1С все гораздо проще: процесс организует поставщик услуги.
Хранение баз данных 1С в облаке – современный подход к организации управления корпоративными финансами. Он обеспечивает сохранность критически важной информации, а также упрощает рост и масштабирование бизнеса.